簽訂一份良好的辦公室清潔合約是確保辦公室環境整潔、提升企業形象、保障雙方權益的關鍵。然而，合約條款繁多複雜，若未仔細審閱，很可能在服務品質、費用計算或權益保障上吃虧。 Much Neat清潔公司深知企業在選擇清潔服務時面臨的挑戰，特別為您整理出簽訂辦公室清潔合約時必須注意的眉角，幫助您聰明簽約，永保安康！
為什麼需要一份清晰的辦公室清潔合約？
一份白紙黑字的辦公室清潔合約不只是形式，更是保障您與清潔公司之間權益的基石。口頭約定容易產生誤解，一旦服務出現問題，缺乏合約規範將使爭議難以解決。明確的辦公室清潔合約可以事先定義服務範圍、頻率、標準、費用、支付方式，甚至包含雙方的責任與義務，有效預防未來可能發生的摩擦。
釐清期待，避免糾紛
辦公室清潔看似簡單，但每個空間的需求不同，對清潔程度的認知也可能存在差異。是只掃地拖地、倒垃圾，還是包含茶水間檯面擦拭、廁所消毒、窗戶清潔、甚至地毯深層清潔？若沒有在辦公室清潔合約中詳細列出服務項目及頻率，很容易導致清潔公司認為已完成服務，而您卻覺得未達預期，進而產生糾紛。合約是雙方溝通協調後的共識，簽訂前確實討論並載明所有細節，才能讓服務如您所願。
保障權益，明確責任
辦公室是企業資產所在地，員工和訪客的安全也至關重要。一份完善的辦公室清潔合約會包含清潔過程中可能發生的意外處理、財產損壞賠償、員工保險等條款。例如，若清潔人員不慎損壞辦公室設備或物品，合約應規範如何處理及賠償責任歸屬。此外，清潔公司是否為其員工投保勞工保險及意外險，也是保障您不承擔連帶責任的重要考量。這些都是在簽訂辦公室清潔合約時必須確認的關鍵。
辦公室清潔合約的關鍵要素：簽約前必看清單
一份能有效保障您權益的辦公室清潔合約，必須包含以下幾個核心要素。逐條審視並確認這些條款是否符合您的需求，是簽約前最重要的功課。
詳細的服務項目與範圍
這是辦公室清潔合約的核心內容。必須明確列出：
– 清潔區域：辦公室空間、會議室、茶水間、洗手間、接待區、走廊等。
– 具體清潔項目：掃地、拖地、吸塵、擦拭桌面（是否清空物品？）、垃圾清運（指定垃圾桶？）、茶水間檯面清潔、廁所消毒、鏡面擦拭、玻璃清潔（內側？外側？高度限制？）、植物澆水等。
– 清潔頻率：每日、每週幾次、每月幾次、特定時間（例如：下班後、上班前）。
– 特殊服務：是否包含定期深度清潔（地毯清洗、地板打蠟）、消毒服務、外牆清潔等額外項目，這些通常需另行報價或包含在特定方案中。
清楚定義每一個清潔動作、涵蓋的區域及執行頻率，是避免未來「這個以為你會做，那個以為我不用做」的最佳方法。務必要求清潔公司提供一份標準服務清單，並根據您的辦公室實際情況進行增減及細化。
明確的服務時間與排程
辦公室清潔服務通常會在非工作時間進行，以避免干擾員工。合約應明確載明：
– 清潔的具體日期與時間：例如：每週一至週五晚上 7:00 PM 至 9:00 PM。
– 清潔所需的大致時長：這有助於評估清潔公司的效率和排程是否合理。
– 國定假日或特殊狀況（颱風假、公司活動）的服務安排：是否照常服務或擇日補清？如何協調？
精確的排程可以幫助您管理辦公室的進出安全，確保清潔人員在預定的時間內進入和離開，並將對辦公室運作的影響降到最低。
合理的費用結構與支付方式
辦公室清潔的費用計算方式多樣，常見的包括：
– 按時數計費：根據實際清潔人員的工作時數計算費用。需注意是否包含交通時間或準備時間。
– 按面積計費：根據辦公室的實際使用面積計算費用。
– 固定月費/季費：提供固定服務頻率和項目，收取固定費用。
– 專案報價：針對特定的大型清潔或一次性深度清潔給予報價。
在辦公室清潔合約中，應清楚載明計費基礎、單位價格（例如：每小時多少元、每坪多少元）、總金額（月費/季費）、是否包含清潔用品耗材、是否包含清潔人員的交通費或特殊津貼等。支付方式（例如：月結、季結）、付款期限、逾期付款罰則等也需明確規範。務必確認所有潛在的費用都已透明呈現，避免簽約後出現額外收費。
清潔用品與設備的提供
誰負責提供清潔所需的用品和設備？這必須在辦公室清潔合約中清楚界定。
– 清潔公司提供：通常較為方便，但費用可能較高。應確認清潔公司使用的清潔劑是否環保、安全，是否符合您的需求（例如：對某些材質有特殊要求的清潔劑）。
– 企業自行提供：費用可能較低，但需要自行採購和管理庫存。需與清潔公司確認所需的用品清單和規格。
若清潔公司提供，應確認費用是否已包含在報價中。若企業自行提供，則需確認清潔公司是否會負責管理及補充提醒。
保險與損害賠償條款
這是保障您權益的關鍵條款。辦公室清潔合約應要求清潔公司：
– 提供有效的公共意外責任險證明：若清潔人員在您的辦公室內造成第三方（例如：員工、訪客）受傷，或損壞辦公室財產，這份保險將提供保障。確認保單的涵蓋範圍和保額是否足夠。
– 明確規範財產損壞的處理及賠償機制：若清潔人員不慎損壞您的辦公室設備、家具或物品，合約應說明如何進行損失評估、誰負責修繕或賠償，以及賠償的最高金額限制。
務必在辦公室清潔合約中要求清潔公司提供相關保險證明影本，並仔細閱讀損害賠償的條款細則。
清潔人員的管理與監督
清潔人員的素質直接影響服務品質和辦公室安全。辦公室清潔合約中可要求：
– 清潔人員背景調查：詢問清潔公司是否對其員工進行背景調查或身份核實。
– 人員穩定性：了解清潔公司如何管理其清潔人員，是否會頻繁更換服務人員？固定的清潔人員有助於他們熟悉您的辦公室環境和需求。
– 人員訓練：詢問清潔公司是否為其員工提供專業的清潔技能和安全操作訓練。
– 監督機制：了解清潔公司如何監督其清潔人員的工作表現，例如是否會有現場督導、定期檢查等。
雖然合約可能無法詳列所有管理細節，但透過這些問題的詢問並將關鍵要求載入合約，可以篩選出更專業、管理更嚴謹的清潔公司。
辦公室清潔合約的價格陷阱與注意事項
價格是簽約時的重要考量，但最低價不代表最划算。了解辦公室清潔合約中可能存在的價格陷阱，並注意相關事項，才能確保物有所值。
注意隱藏成本與額外收費
有些清潔公司可能提供看似很低的報價，但在簽約後才冒出額外費用。仔細審閱辦公室清潔合約，確認報價是否已包含：
– 清潔用品及耗材費用
– 清潔設備使用費用
– 清潔人員的交通費或津貼
– 國定假日或夜間服務的加成費用
– 特殊廢棄物處理費用（例如：公司活動後的廚餘或大量垃圾）
– 服務範圍以外的臨時清潔需求費用
務必在合約中要求清潔公司提供清晰的報價明細，並確認除了合約載明的費用外，沒有其他隱藏的收費項目。任何額外的服務需求，應事先溝通並確認收費標準。
比較不同計價方式的優劣
如前所述，辦公室清潔費用有不同計價方式。了解各自的優劣有助於選擇最適合您的方案：
– 按時數：適合服務項目或範圍較難固定定義，或臨時性、變動性較大的清潔需求。優點是彈性高，缺點是若清潔人員效率低，費用可能超支。
– 按面積：適合辦公室空間結構較固定，清潔頻率也相對穩定的情況。優點是費用相對穩定，缺點是若辦公室雜物多或清潔難度高，清潔人員可能無法在合理時間內完成。
– 固定月費/季費：最常見的辦公室清潔合約計費方式，提供明確的預算控制。優點是費用固定易於規劃，缺點是彈性較低，若實際服務時數較少，可能感覺費用偏高；若工作量超出預期，可能影響服務品質。
與清潔公司充分溝通您的辦公室特性、清潔需求與預算限制，選擇最適合的計價方式，並將計費細則清晰載入辦公室清潔合約。
簽約前的現場評估
在簽訂辦公室清潔合約前，強烈建議要求清潔公司進行現場勘查和評估。透過現場評估，清潔公司可以：
– 準確了解您的辦公室空間大小、格局、材質和特殊清潔需求。
– 評估清潔的難度與所需時間人力。
– 根據實際情況提供更精確的報價和服務方案。
現場評估是確保報價合理性與服務方案可行性的重要步驟。切勿僅憑電話或網路資訊就決定簽約。
服務品質的確保與問題處理機制
簽約只是第一步，後續的服務品質維持與問題發生時的處理，同樣重要。辦公室清潔合約中應包含相關條款，確保服務品質並提供您必要的應對機制。
建立明確的驗收標準與回饋機制
如何在辦公室清潔合約中定義「乾淨」？雖然難以量化，但可以透過以下方式建立標準：
– 服務清單的逐項確認：清潔完成後，可以根據合約中的服務清單，與清潔公司共同或自行檢查各項任務是否完成。
– 設定可衡量的指標：例如，垃圾是否全部清空、地面是否無明顯污漬、廁所是否無異味等。
– 定期溝通與回饋：辦公室清潔合約應鼓勵雙方定期溝通服務狀況。建立固定的回饋管道（例如：指定聯繫人、回饋表單），讓您可以及時反映問題或提出建議。
一個暢通的回饋機制是提升服務品質的關鍵。確保辦公室清潔合約中載明問題回報的流程和時效性。
處理清潔缺失與不滿意服務的條款
若清潔公司未能達到合約中約定的服務標準，應如何處理？辦公室清潔合約應包含：
– 缺失的回報期限：例如，應在清潔完成後24小時內回報。
– 改善或補救措施：清潔公司應在接到通知後多久內派員進行補救清潔？補救的範圍是什麼？
– 持續未改善的處理：若清潔品質長期不穩定或多次未改善，合約應規範如何進行罰款、扣款，甚至作為提前終止合約的依據。
明確的違約條款和處理流程，是約束清潔公司提供穩定服務品質的重要保障。
清潔人員的更換與管理
若對特定清潔人員的表現不滿意，或有其他考量（例如：出於安全或個人原因），辦公室清潔合約是否允許要求更換清潔人員？通常專業的清潔公司會提供人員彈性調度，但在合約中明確這一點，可以讓您在有需要時有依據提出要求。
辦公室清潔合約的期限與終止
合約的有效期限、續約方式以及提前終止的條件，是簽訂辦公室清潔合約時容易忽略但非常重要的部分。
合約的有效期限與續約條款
辦公室清潔合約的期限常見有半年、一年或更長。簽訂時需確認：
– 合約起始與結束日期。
– 是否有自動續約條款：若合約到期前雙方無提出異議，是否會自動續約？若有，自動續約的期限是多久？若您不希望自動續約，需注意提出不續約通知的期限（例如：合約到期前一個月）。
– 續約時是否會調整費用或服務內容：若自動續約，價格和服務是否維持不變，或有調整機制？
仔細閱讀續約條款，避免在您未注意的情況下被自動續約。
提前終止合約的條件與違約責任
有時候，儘管簽訂了合約，仍可能因為各種原因需要提前終止服務，例如：公司搬遷、預算變動，或清潔公司服務品質長期未達標。辦公室清潔合約應明確載明：
– 提前終止的條件：哪些情況下可以提前終止合約？例如：雙方協議一致、一方嚴重違約（服務品質長期不合格、多次未按時服務等）、不可抗力因素（天災、政策變動）。
– 提前終止的通知期限：若需提前終止，通常需要提前一個月或數個月書面通知對方。
– 提前終止的違約金或賠償：若非因對方違約而您單方面提前終止，是否需要支付違約金？金額如何計算？若因對方嚴重違約而終止，您是否有權要求賠償？
這些條款關係到您的彈性和潛在的財務損失。務必確認提前終止的條件合理且明確。
試用期條款
對於初次合作的清潔公司，可以在辦公室清潔合約中加入試用期條款。例如，約定前一個月或三個月為試用期，若在試用期內對服務不滿意，可以更容易地終止合約，通常只需支付已接受服務部分的費用，而無需支付高額違約金。試用期是一個降低風險、評估清潔公司實際服務能力的有效方式。
辦公室清潔合約的簽署流程與建議
了解合約內容後，實際的簽署流程和一些額外的建議也能幫助您更順利地完成簽約。
要求合約草稿進行審閱
在簽約前，務必向清潔公司索取辦公室清潔合約的草稿。帶回仔細閱讀，或請公司法務、行政部門有經驗的同事協助審閱。不要在倉促或有壓力下簽署合約。
與清潔公司充分溝通與協商
閱讀合約草稿時，若有任何不清楚、有疑慮或希望修改的地方，都應勇敢提出與清潔公司協商。專業且有經驗的清潔公司會願意針對您的特殊需求調整部分非核心條款。協商過程本身也是評估對方專業度和配合度的機會。
留意合約的附件與補充文件
辦公室清潔合約可能包含多個附件，例如：詳細的服務項目清單、清潔人員名單、保險證明影本、報價單明細等。這些附件與合約正文具有同等法律效力，務必確保所有附件齊全且內容與正文相符。所有雙方議定後的修改或補充條款，都應以書面形式加註在合約中，並經雙方簽字或蓋章確認。
確認合約的法律效力
簽署的辦公室清潔合約應具備法律效力。確認合約是否包含雙方完整的公司名稱、地址、法定代表人或授權簽署人的簽章。若涉及金額較大或合約期限較長，建議諮詢專業法律意見。
簽訂一份完善的辦公室清潔合約，是為您的企業建立一個乾淨、健康、舒適工作環境的重要基礎。花時間仔細閱讀、溝通協商、確認細節，是保障自身權益、避免未來爭議的最佳投資。一份好的合約，能讓您與清潔公司建立互信互利的長期合作關係，共同維護優質的辦公空間。
選擇專業、信譽良好的清潔公司，並與其簽訂一份清晰、全面的辦公室清潔合約，是確保辦公室環境品質、提升企業形象的關鍵一步。透過本文提供的眉角，相信您在面對辦公室清潔合約時，將更有信心與準備，做出最有利於公司的決定，不再吃虧。
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