企業簽訂辦公室清潔合約前必看！了解合約重點、服務項目與價格，確保清潔品質，保障公司權益，省下管理成本。立即掌握簽約秘訣！
為什麼企業需要一份詳盡的辦公室清潔合約？
維持辦公室的整潔與衛生，不僅能提升員工的工作效率和心情，更是塑造專業企業形象的重要一環。然而，辦公室清潔並非易事，需要專業知識、充足人力和適當工具。許多企業會選擇委託外部清潔公司處理，這時候，一份清晰、完善的辦公室清潔合約就顯得至關重要。這份合約不僅界定了服務範疇與責任歸屬，更是保障雙方權益的法律基礎。忽略合約的細節，可能導致清潔品質不如預期、服務爭議不斷，甚至產生額外的成本和法律風險。因此，在簽訂辦公室清潔合約之前，企業必須仔細審閱，確保合約內容符合公司的實際需求與期望。
辦公室清潔合約的關鍵審閱重點
簽署辦公室清潔合約是一項重要的商業決策，絕不能草率行事。一份好的合約應該包含所有必要條款，明確雙方的權利與義務。以下是企業在審閱辦公室清潔合約時必須關注的幾個關鍵點：
明確的服務範圍與頻率
這是辦公室清潔合約的核心部分。合約應詳細列出清潔服務包含的項目，涵蓋哪些區域（例如：辦公區域、會議室、茶水間、洗手間、走廊、入口處等），以及各項服務的執行頻率（每日、每週、每月或其他）。具體到位的描述可以避免日後因服務範圍模糊而產生的爭議。例如，地毯清潔是每日吸塵還是定期深度清洗？窗戶清潔是僅限內部還是包含外部？垃圾清運是每日一次還是多次？茶水間的碗盤清洗是否包含在內？這些細節都應在辦公室清潔合約中明確載明。
* 服務區域列表
* 每日清潔項目（如：垃圾桶清空、地面簡易清潔、桌面擦拭）
* 每週清潔項目（如：洗手間消毒、公共區域玻璃擦拭）
* 每月清潔項目（如：地毯深度吸塵、牆面局部擦拭）
* 特殊區域或服務（如：會議室整理、植物照護、消毒服務）
服務時間與人力安排
合約需訂明清潔服務執行的具體時間，例如是上班時間進行，還是下班後或週末進行。同時，應確認清潔公司承諾投入的人力配置，例如固定清潔人員數量、是否為專屬人員，以及清潔人員的資質或訓練情況。明確的時間和人力安排有助於企業評估清潔服務是否會影響日常營運，並確保清潔公司有足夠資源完成約定的工作。
清潔用品與設備責任
清潔過程中使用的清潔劑、工具和設備由哪一方提供？這應在辦公室清潔合約中清楚界定。通常情況下，專業清潔公司會自行準備，但合約應說明使用的清潔產品是否符合環保或特定安全標準（例如低過敏性、無刺激性等），以及如果企業有特殊要求（如指定品牌或環保標章產品），是否可以配合或需額外付費。同時，設備維護和更新的責任也需釐清。
清潔品質標準與驗收方式
如何判斷清潔是否達到標準？合約應嘗試量化或具體化清潔品質的驗收標準，例如地面光潔度、無明顯灰塵、無異味等。同時，約定驗收流程，例如企業指派專人檢查，定期進行現場評估，或建立回報機制。明確的驗收方式有助於雙方對服務成果達成共識，並為後續的品質問題處理提供依據。
價格構成與支付條款
辦公室清潔合約的價格部分應詳細說明計價方式（例如：按面積計費、按人時計費、固定月費等），費用是否包含所有稅費和耗材成本，以及是否有額外費用的產生可能性（如：特殊清潔需求、突發狀況）。支付條款則應包含支付週期（每月、每季）、支付方式（轉帳、支票）、支付期限，以及逾期支付的罰則。透明的價格結構能避免隱藏費用，明確的支付條款則保障雙方的資金流動。
合約期限與終止條款
合約的有效期限（例如：一年、兩年）應明確載明。同時，終止條款是辦公室清潔合約中非常重要的一環。應說明在哪些情況下任何一方可以提前終止合約，例如：未履行合約義務、服務品質長期不達標、公司業務變動等。終止流程（需提前多久書面通知）、違約責任以及提前終止是否需要支付違約金，都必須詳細約定，以保障企業在遇到服務不佳時能有退出機制。
保險與責任歸屬
清潔作業可能伴隨風險，例如清潔人員受傷、設備損壞或不慎損壞企業財物。一份完整的辦公室清潔合約應要求清潔公司提供相關保險證明（如：公共意外責任險、員工團體險），並明確清潔過程中因清潔公司過失造成損害時的責任歸屬與賠償方式。這能最大程度地降低企業的潛在風險。
保密條款與員工行為規範
清潔人員在工作中可能接觸到企業的敏感資訊或財物。合約應包含保密條款，要求清潔公司及其員工對工作過程中獲取的企業資訊嚴格保密。同時，應約定清潔人員在辦公室的行為規範，例如不得隨意翻動文件、不得使用公司設備、遵守公司的門禁和安全規定等。
深入解析辦公室清潔合約中的服務項目
辦公室清潔服務並非千篇一律，好的辦公室清潔合約會根據企業的實際需求量身定制服務項目。了解這些細節，有助於企業在簽約前與清潔公司充分溝通，確保獲得最貼合需求的服務。
日常基礎清潔
這通常是辦公室清潔合約中最基本的服務內容，旨在維持辦公空間的日常整潔。
– 垃圾桶清空及垃圾分類處理
– 地面吸塵、掃地或簡易拖拭
– 茶水間檯面擦拭、水槽清洗
– 洗手間地面、馬桶、洗手台的清潔與消毒
– 入口處、接待區地面的簡易清潔
– 辦公區域共用檯面的擦拭（如影印機旁、飲水機旁）
週/月度深度清潔
這些項目通常在日常清潔的基礎上進行，頻率較低，但對維持整體衛生和空間觀感至關重要。
– 地毯深度吸塵或局部去漬
– 硬質地面（如磁磚、木地板）的徹底清潔或打蠟
– 辦公家具（如檔案櫃、隔板）表面的擦拭
– 門窗、玻璃隔間的擦拭（通常為內部，外部需另議）
– 空調出風口、燈具表面的除塵
– 茶水間冰箱、微波爐的內外部清潔
– 洗手間牆面、鏡子、隔板的清潔與消毒
– 樓梯間、走廊牆面的局部擦拭
特殊或額外服務
根據企業的特定需求，辦公室清潔合約可以包含或額外協商的服務。
– 專業地毯清洗（乾洗或濕洗）
– 石材地面晶化或翻新
– 外牆或外部玻璃清潔
– 裝潢後或搬遷後的深度清潔
– 病媒蚊防治或定期消毒服務
– 辦公家具或設備的特殊清潔（如電腦螢幕、鍵盤擦拭，通常不包含在標準服務內）
– 綠植的護理與清潔
企業在與清潔公司洽談辦公室清潔合約時，應詳細列出所有需要清潔的區域和項目，並說明對清潔程度的期望，以便清潔公司能提供準確的報價和服務方案。不要假設某些項目是理所當然包含的，務必在合約中一條一條確認。
辦公室清潔服務的常見計價方式與考量
理解清潔公司的計價模式，是簽訂辦公室清潔合約前的重要步驟。不同的計價方式會影響企業的預算規劃和成本效益。
按面積計費
這是許多清潔公司常用的一種計價方式，尤其適用於標準化服務。根據辦公室的實際使用面積（通常以坪或平方公尺為單位）來計算清潔費用。每坪或每平方公尺的單價會受到清潔頻率、服務項目複雜度、辦公室業態（如一般辦公室、高科技廠房、金融機構等）等因素影響。
– 優點：報價清晰直觀，易於比較不同公司的價格。
– 缺點：如果辦公室隔間多、物品雜亂，或有許多難以清潔的區域，按面積計費可能不夠精準。
按人時計費
清潔公司根據投入的清潔人員數量和工作時長來計費。合約會約定每人每小時的費用標準。
– 優點：適用於清潔需求變動較大或需要彈性調整服務內容的情況。企業可以根據實際需求增減人力或時數。
– 缺點：如果清潔人員效率不高，企業可能需要支付更高的費用。且總成本較難在事前精確預估。
固定月費/專案計費
清潔公司根據與企業協商好的固定服務範圍、頻率和人力配置，提供一個固定的每月或每季費用。大型或長期的辦公室清潔合約通常採用此方式。專案計費則適用於一次性或特殊清潔任務（如裝潢後清潔）。
– 優點：企業可以精確掌握清潔預算，成本穩定。
– 缺點：服務內容和範圍相對固定，臨時增加服務可能需要額外收費或簽訂補充協議。
影響辦公室清潔費用的因素
除了計價方式本身，還有許多因素會影響最終的辦公室清潔合約報價：
– **清潔面積大小：** 面積越大，總費用越高，但單位面積成本可能下降。
– **清潔頻率：** 每日清潔顯然比每週或每月清潔費用高。
– **服務項目複雜度：** 包含越多深度或特殊清潔項目，費用越高。
– **辦公室業態與清潔難度：** 特定行業（如醫療、餐飲）或特定區域（如實驗室）的清潔要求和難度更高。
– **清潔時間：** 在非工作時間（夜間或週末）清潔可能會產生額外費用。
– **清潔用品和設備：** 使用特定環保產品或需要專業大型設備可能會增加成本。
– **清潔人員數量與素質：** 經驗豐富、受過專業培訓的清潔人員成本較高。
– **合約期限：** 長期辦公室清潔合約通常能爭取到更優惠的價格。
企業在比較不同清潔公司的報價時，不能僅看總價，更應仔細比較其服務內容、標準和計價依據，確保「物有所值」。索取詳細的報價單，並將其作為辦公室清潔合約的一部分或附件，是保障權益的有效方法。
確保清潔品質與處理客訴的機制
簽訂辦公室清潔合約的最終目的是獲得滿意的清潔服務。因此，合約中必須包含確保服務品質和處理問題的明確機制。
清潔品質的監控與評估
如何知道清潔公司是否按照辦公室清潔合約約定的標準進行服務？
– **定期現場檢查：** 由企業指派專人或與清潔公司主管一同，定期巡視清潔區域，檢查清潔成果。
– **建立檢查清單：** 根據合約服務範圍，列出詳細的檢查清單，依據清單逐項驗收。
– **清潔日誌記錄：** 要求清潔人員填寫每日或每週的清潔日誌，記錄完成的項目和時間，方便追蹤。
– **員工回饋收集：** 鼓勵員工提供對清潔服務的意見或建議，了解實際使用者感受。
– **清潔公司定期報告：** 要求清潔公司定期提交服務報告，說明工作進度、發現的問題及處理情況。
客訴處理流程
即使是最專業的清潔公司，也難免偶爾出現疏漏或問題。重要的在於如何處理。
– **明確的客訴聯絡人：** 合約應指定企業和清潔公司雙方的客訴處理聯絡人及其聯繫方式。
– **客訴報告機制：** 應約定企業提出客訴的方式（書面、郵件、電話）和所需包含的資訊（時間、地點、具體問題描述、照片等）。
– **處理時效要求：** 合約應設定清潔公司處理客訴的響應時間和解決時限。例如：收到客訴後多久內必須回覆並派人現場勘查，多久內必須完成改善或處理。
– **未改善的處罰機制：** 如果清潔公司未能按時或按要求處理客訴並改善，合約應訂明相應的處罰措施，例如扣除部分服務費或影響後續續約。
– **爭議解決方式：** 如遇重大爭議，合約應約定爭議的解決方式，例如友好協商、第三方調解或提起訴訟（約定管轄法院）。
一個完善的品質監控和客訴處理機制，是辦公室清潔合約不可或缺的部分。它不僅保障了企業的權益，也能促使清潔公司持續改進服務品質。
選擇合適的辦公室清潔公司
簽訂一份優良的辦公室清潔合約的前提，是選擇一家可靠、專業的清潔公司。以下是一些選擇時的考量因素：
公司的信譽與經驗
– 尋找有良好口碑和豐富辦公室清潔經驗的公司。可以參考其服務過的客戶名單、案例分享。
– 查看公司的成立時間、註冊資訊，確保其合法經營。
– 查詢是否有客戶評價或推薦信。
專業能力與員工管理
– 了解清潔公司的專業技能、清潔流程和使用的設備。
– 詢問其員工的招募、培訓和管理制度，確保清潔人員素質穩定可靠。
– 確認清潔人員是否具備合法工作資格。
保險與證照
– 要求查看公司的營業執照、相關行業許可證（如適用）。
– 務必確認清潔公司擁有有效的公共意外責任險和員工相關保險，並確認保額是否足夠。這點在簽訂辦公室清潔合約前必須核實。
服務靈活性與溝通效率
– 評估公司是否能根據企業的特殊需求提供客製化服務方案。
– 觀察其前期溝通是否順暢、響應是否及時，這通常反映了其日後的服務態度。
價格透明度
– 比較多家公司的報價，並要求提供詳細的報價單，明確各項費用的構成。警惕過低或過高的報價。
環保與安全政策
– 如果企業關注環保或員工健康，可以詢問清潔公司是否使用環保清潔產品，是否有相應的安全操作規範。
在確定合作夥伴後，應與其深入溝通，將所有協商好的細節完整記錄在辦公室清潔合約中，並仔細審閱後再簽署。
辦公室清潔合約常見問題與注意事項
簽訂辦公室清潔合約的過程中，企業可能遇到一些疑問或忽略某些細節。
試用期條款
許多辦公室清潔合約會包含試用期條款，通常為一至三個月。在試用期內，任何一方可以相對寬鬆的條件終止合約，以便雙方評估合作是否合適。企業應利用試用期嚴格檢視清潔服務品質和清潔公司的配合度。
突發狀況處理
合約應考慮突發狀況的處理，例如非清潔公司造成的損壞、緊急清潔需求（如漏水、打翻咖啡等）。應約定這類狀況的處理流程、費用承擔方及響應時間。
節假日服務安排
辦公室清潔合約應明確節假日是否提供服務，如果提供，費用如何計算；如果停止服務，清潔頻率如何調整。
鑰匙或門禁卡管理
如果清潔人員需要在非工作時間進入辦公室，合約應詳細約定鑰匙或門禁卡的交付、保管、使用及歸還方式，並明確因鑰匙管理不善導致的安全問題責任歸屬。這涉及到企業的財產安全和機密保護，務必審慎處理。
合約的修改與補充
隨著企業的發展，辦公室空間或清潔需求可能會發生變化。辦公室清潔合約應包含修改或補充條款的流程，通常需要雙方協商一致並簽訂書面的補充協議。
法律遵循
確保辦公室清潔合約符合當地的勞動法規、消費者保護法規等相關法律要求。特別是涉及到清潔人員的勞動權益、保險等。
簽訂一份完善的辦公室清潔合約，是企業確保辦公空間維持最佳狀態、提升工作環境品質、同時保障自身權益的關鍵一步。透過仔細審閱合約條款、明確服務需求、選擇專業可靠的清潔公司，企業可以有效地管理清潔事務，將更多精力投入到核心業務發展上。
一份好的辦公室清潔合約是長期愉快合作的基石。它不僅是一份法律文件，更是雙方溝通與信任的體現。投入時間和精力去理解和協商合約內容，絕對是值得的投資。
結語：簽約辦公室清潔合約，為企業環境加分
經過以上各面向的深入了解，相信您對如何簽訂一份對企業最有利的辦公室清潔合約已有了清晰的認識。從明確服務範圍到審核計價方式，從確保清潔品質到選擇合適的合作夥伴，每一步都關乎著企業的辦公環境和經營成本。一份詳盡且符合需求的辦公室清潔合約，是您維持高效、整潔工作空間的堅實保障。
簽約前，務必花時間與潛在的清潔公司充分溝通，提出您的具體需求和疑慮，並仔細審閱合約的每一個條款。確保合約內容與您討論的服務方案完全一致，特別是關於服務項目、頻率、品質標準和責任歸屬的部分。一份清晰無誤的辦公室清潔合約，可以有效預防未來的誤解和糾紛，讓企業能夠安心享有專業的清潔服務，為員工提供一個舒適、健康的工作環境。
選擇專業、有經驗、且願意根據您的需求量身定制服務方案的清潔公司，將是您成功簽訂辦公室清潔合約的關鍵。不要僅僅追求低價，更要綜合考量公司的服務品質、管理能力和應變能力。
歡迎聯絡Much Neat清潔公司
Much Neat清潔公司是眾多知名企業的首選清潔團隊，曾受邀為多家知名機構提供專業清潔與消毒服務，結合高效能設備與環保清潔產品，致力於創造健康、舒適的工作環境
Much Neat清潔公司聯絡資訊
LINE連結點擊：LINE連結(https://lin.ee/X8flfBu)
電話聯絡：02-2391-0098
