簽訂辦公室清潔合約總是模糊不清嗎？Much Neat分享如何將辦公室清潔項目寫入合約，保障雙方權益，讓清潔不再有爭議。
簽訂一份清晰、全面的辦公室清潔合約，對於企業而言，不僅是確保辦公環境整潔衛生，更是保障自身權益、節省未來溝通成本的關鍵。一份模糊不清的辦公室清潔合約，可能導致服務內容認知差異、計費爭議、品質問題等層出不窮的狀況，最終影響企業形象與員工士氣。 Much Neat清潔公司深耕商辦清潔多年，我們理解合約的重要性。本文將深入解析，簽訂辦公室清潔合約時應注意哪些細節，幫助您與清潔公司建立互信基礎，創造高品質的清潔服務體驗。
為什麼清晰的辦公室清潔合約至關重要？
一份詳盡的辦公室清潔合約就像是雙方合作的藍圖與契約。它詳細規範了清潔服務的內容、頻率、時間、驗收標準、費用支付方式以及爭議處理機制。缺乏一份明確的辦公室清潔合約，很容易在服務過程中產生誤解，例如：
– 清潔項目遺漏：以為某些區域會被清潔，但合約中並未明確列出。
– 服務時間與頻率不符：對清潔排程的理解不同。
– 清潔品質爭議：對於「乾淨」的標準認知不一。
– 額外費用產生：未預期的服務項目被收取費用。
這些問題不僅耗費企業寶貴的時間去溝通協調，還可能損害雙方合作關係，甚至需要法律途徑解決。特別對於企業而言，辦公室的整潔直接關係到員工的健康與工作效率，甚至是客戶到訪時對企業形象的第一印象。因此，投入時間確保辦公室清潔合約的清晰度，是絕對值得的。一份好的合約能為您節省管理成本，讓您可以更專注於核心業務。
您的辦公室清潔合約必須包含的核心要素
要簽訂一份無後顧之憂的辦公室清潔合約，有幾個核心要素是絕對不能遺漏的。這些要素構成了合約的骨架，確保雙方權利義務清晰。
合約主體與基本資訊
– 合約雙方：明確列出委託方（您的公司）與承攬方（清潔公司）的完整名稱、統一編號、登記地址及聯絡方式。
– 合約日期：載明合約的簽訂日期與生效日期。
– 合約期間：明確訂定服務的起始日期與結束日期。這可以是短期合作，也可以是長期約定。對於長期合作，可以考慮設有續約條款。
服務範圍與內容描述
這是辦公室清潔合約中最核心的部分，必須極度詳細。
– 清潔區域：明確列出所有需要清潔的區域，例如：辦公區、會議室、茶水間、廁所、玄關、走廊、特定儲藏空間等。可以附上辦公室平面圖，並在圖上標示清潔範圍，避免模糊地帶。
– 清潔項目清單：針對每個區域，詳細列出應執行的清潔任務。例如：
– 辦公區：地面吸塵/拖地、桌面擦拭（不移動個人物品）、垃圾桶清空與換袋、電源開關擦拭、門把擦拭等。
– 茶水間：檯面擦拭、水槽清洗、微波爐外部擦拭、地面清潔、垃圾清空。
– 廁所：馬桶刷洗消毒、洗手台清潔、鏡面擦拭、地面清洗消毒、備品補充（如衛生紙、洗手乳 – 需註明由誰提供）。
– 會議室：桌面擦拭、地面清潔、白板擦拭（如需要）。
– 特殊服務：若有特殊需求，如地毯清洗、玻璃帷幕擦拭、沙發清潔等，必須在合約中明確列為「特殊服務項目」，並註明是定期包含在合約內，還是額外計價服務。
服務時間與頻率
– 清潔排程：明確訂定清潔的頻率（例如：每日、每週N次、每月N次）以及具體的服務時間（例如：上班前、下班後、特定時段）。
– 服務時長：如果採用計時服務，應註明每次服務的預計時長（例如：每次4小時）。如果採用定額服務，則以完成約定項目為準。
– 彈性調整：對於可能需要的時間彈性規劃，例如因應加班或活動調整清潔時間，應在合約中說明調整的流程與限制。Much Neat的儲值方案便提供了時間上的使用彈性，這部分可視為合約中的加值條款進行討論。
清潔用品與設備
– 誰提供？：明確規定是清潔公司提供所有清潔用品、工具與設備，還是由委託方提供部分或全部。
– 用品種類：若對清潔用品有特定要求，如需使用環保認證產品，應在合約中註明。Much Neat致力於環保與永續，使用環保清潔產品可作為合約談判的一部分。
– 設備責任：清潔設備的保管、維護及損壞責任歸屬。
費用與支付方式
– 總價或計價標準：明確列出服務的總費用、單次費用或計時費用標準。
– 支付週期與方式：規定支付頻率（例如：每月、每季）及支付方式（例如：銀行轉帳、支票）。
– 發票與稅務：註明費用的稅務處理方式，是否含稅，以及開立發票的相關規定。
– 額外費用：詳細列出可能產生額外費用的情況（例如：特殊清潔需求、服務時間外加時、天災導致的緊急清潔等）及收費標準。
清潔範圍與服務項目：合約中的明確界定
辦公室清潔合約的核心價值之一，在於將所有期待的清潔任務「白紙黑字」寫清楚。這能最大程度地減少「我覺得應該有清」與「合約沒寫所以沒清」之間的落差。
細化到「點」與「面」
不要只寫「清潔辦公區」。應該具體到「地面吸塵與拖地」、「所有無障礙桌面表面擦拭」、「公用區域垃圾桶清空」、「茶水間流理台擦拭及水槽清洗」等。越具體，越不容易產生歧義。例如，討論是否需要清潔「隔板」、「顯示器表面」、「鍵盤滑鼠」等個人工作站的細節，並將達成共識的項目寫入合約。
區分日常、週、月、季清潔
辦公室清潔通常包含不同頻率的任務。
– 日常清潔：垃圾清空、地面簡易清潔、茶水間與廁所維持整潔。
– 每週清潔：地面深度清潔、桌面擦拭、公共區域玻璃擦拭等。
– 每月清潔：門板擦拭、開關插座擦拭、特定區域除塵等。
– 每季/半年清潔：地毯清洗、窗戶清潔、空調濾網清潔等。
在辦公室清潔合約中，應根據清潔項目的性質，將其歸類到對應的執行頻率下，形成一份詳細的清潔排程表。這有助於您了解服務的全面性，也讓清潔公司清楚每次上門需要完成哪些任務。
排除項目清單
同樣重要的是明確列出「不包含」在常規服務範圍內的項目。這可以是：
– 移動重物下的區域清潔。
– 清潔個人物品或抽屜內部。
– 高空作業（如外牆玻璃清洗）。
– 處理 Hazardous materials。
– 清潔積累已久的頑固污漬（需另外報價）。
– 特定設備的深度清潔（如冷氣內部、洗衣機內部），除非在合約中作為加值服務列出。Much Neat提供冷氣清潔與洗衣機清潔服務，這些可以獨立簽約或作為特殊項目加入辦公室清潔合約中。
明確排除項目可以避免不必要的期望與爭議，讓雙方都清楚服務的界線。
服務品質標準與驗收機制
如何確保清潔公司提供的服務符合您的期望？這需要在辦公室清潔合約中設立清晰的品質標準與驗收流程。
定義清潔標準
雖然「乾淨」有時較主觀，但在合約中應盡可能量化或具體描述標準。例如：
– 無明顯灰塵、毛髮、污漬。
– 表面無水垢或皂垢殘留。
– 玻璃擦拭後無水痕。
– 垃圾桶清空並換上新垃圾袋。
– 廁所無異味。
可以要求清潔公司提供其標準作業流程（SOP）供參考，並將雙方認可的關鍵點寫入合約。Much Neat強調專業督導維持品質，我們的督導機制可以幫助確保服務符合約定標準。
建立驗收流程
– 驗收時間：規定每次清潔服務完成後的驗收時間窗口（例如：清潔完成後1小時內，或隔天上班時間）。
– 驗收人員：指定公司內部負責驗收的人員。
– 驗收方式：口頭確認、簽署驗收單、拍照存證等。
– 不符合標準的處理：如果驗收發現有清潔不徹底或遺漏項目，合約應說明如何處理。通常會要求清潔公司在特定時間內（例如：24小時內）派員回場改善，且不得收取額外費用。這部分是保障委託方權益的重要條款。
定期評估與溝通
對於長期的辦公室清潔合約，建議建立定期的服務評估機制，例如每季或每半年進行一次正式的服務品質檢討會議。在會議中，雙方可以討論服務中遇到的問題、需要調整的地方，並根據實際情況修訂服務清單或時間安排。保持暢通的溝通管道是維護服務品質的基石。專業客服的反應窗口是Much Neat的優勢之一，確保溝通順暢，問題能被即時反應與處理。
彈性的規劃與費用條款：儲值方案與計價方式
現代企業的辦公空間使用需求日趨彈性，清潔服務也需要隨之調整。一份優良的辦公室清潔合約應能反映這種靈活性。
固定費用 vs. 計時費用
– 固定費用：針對明確、固定的服務範圍和頻率，雙方約定一個固定的週期性費用（例如：月費）。這種方式預算較穩定，適合需求變動不大的辦公室。
– 計時費用：按照實際提供的服務時數計費。這種方式彈性較高，適合清潔需求不定期或每次服務內容可能變動的場合。辦公室鐘點清潔服務通常採用計時方式。
儲值方案的優勢
Much Neat的儲值方案是為客戶提供時間彈性的規劃方式。將這種機制納入辦公室清潔合約的考量中，可以帶來以下好處：
– 預算規劃：預先儲值一筆金額，用於未來一段時間的清潔服務。
– 使用彈性：可根據實際需求，彈性安排清潔的時間、頻率或時長，無需每次都重新議價或簽約。特別適合需要不定期加強清潔、應對臨時活動或處理突發狀況的企業。
– 潛在優惠：儲值方案通常會提供比單次服務更優惠的價格。
– 簡化流程：減少頻繁簽約或支付的行政作業。
在合約中納入儲值方案時，需明確儲值的金額、使用方式、有效期限、餘額查詢方式以及若服務終止時餘額的處理方式。這讓辦公室清潔合約不僅是義務規範，也包含了靈活的服務選項。
額外服務與計價
合約應明確列出基本費用包含的項目。對於超出基本範圍的服務，如：
– 處理特定難度污漬。
– 清潔頻率外的額外加強清潔。
– 清潔未在列表中的區域。
– 假日或夜間服務。
這些應在合約中註明為「額外服務」，並提供明確的計價標準（例如：按小時計費、按項目計費）。建議在執行額外服務前，清潔公司需先提供報價並獲得委託方同意，避免事後爭議。
爭議處理與合約終止條款
即使簽訂了再周全的辦公室清潔合約，合作過程中仍可能發生爭議或需要提前終止合約的情況。清晰的爭議處理與終止條款是保護雙方權益的最後一道防線。
爭議解決機制
– 協商：首先鼓勵雙方透過友好協商解決爭議。
– 第三方調解：如果協商無果，可以考慮尋求第三方，如行業協會或專業調解機構的協助。
– 法律途徑：明確規定若調解失敗，應向哪個法院提起訴訟（管轄法院）。
合約中應明確爭議通知的流程與時間要求，例如：一方發現問題需在N天內書面通知另一方，收到通知後N天內需進行協商。
責任範圍與保險
– 財產損壞：如果清潔公司在提供服務過程中，因其人員疏忽導致辦公室財產損壞，應如何賠償？合約應明確清潔公司的賠償責任範圍。建議要求清潔公司提供相關的保險證明，如公共意外責任險，以確保其有能力承擔潛在的損失。
– 人員安全：清潔公司應確保其作業人員的安全，並自行負責其人員的勞動安全與健康，與委託方無關。
– 機密資訊保護：若清潔人員可能接觸到辦公室的機密文件或資訊，應在合約中加入保密條款，要求清潔公司及其員工遵守保密義務。
合約終止條款
– 定期終止：合約期滿後的自然終止。
– 提前終止權：
– 雙方合意終止。
– 違約終止：明確列出哪些行為構成重大違約（例如：服務品質長期不符標準且未改善、未能按時支付費用等），以及守約方在對方違約時，發出書面通知並給予改善期後，仍未能改善即可終止合約。
– 不可抗力因素終止：例如天災、戰爭等，導致合約無法履行。
– 終止通知：規定提前終止合約需提前多久發出書面通知（例如：提前30天或60天）。
– 終止後的處理：服務費用的結算、物品歸還等後續事宜。
一份完善的辦公室清潔合約，不僅是法律文件，更是雙方合作的溝通橋樑和信任基石。透過明確定義服務內容、品質標準、費用與責任，可以有效預防未來可能發生的爭議，讓清潔工作順利進行，真正達到提升企業品牌形象、保障員工健康與安全、節省管理成本的目標。選擇像Much Neat這樣專業、注重細節的清潔公司，並與之共同擬定一份量身打造的清潔計畫合約，是確保辦公室環境長期維持高品質狀態的最佳途徑。
簽訂辦公室清潔合約是一項需要仔細考量的任務。投入足夠的時間去閱讀、理解並與清潔公司充分溝通合約中的每一個細節，確保所有期望與責任都清晰地記錄在案。這樣，您才能真正享受到專業清潔服務帶來的便利與價值，讓辦公室始終保持在最佳狀態。
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