辦公室清潔合約藏眉角！專家教你簽約前必看

辦公室清潔合約簽約前要注意什麼？Much Neat專家分享眉角，教你避開陷阱，確保服務品質，讓你的辦公室清潔無後顧之憂。

維持整潔、舒適的辦公室環境，對於提升員工士氣、效率以及塑造企業專業形象至關重要。許多企業為了專注核心業務，會選擇將辦公室清潔服務外包給專業清潔公司。這時候，一份周全詳盡的辦公室清潔合約，就像是保障雙方權益的定心丸。然而，合約條款往往複雜且細膩，稍不留意可能就會忽略關鍵細節，導致後續服務不如預期，甚至產生不必要的糾紛。簽訂辦公室清潔合約前，到底有哪些眉角需要特別留意？ Much Neat清潔公司的專家團隊將在此為您一一解析，幫助您聰明簽約，確保辦公室清潔服務品質到位無憂。

釐清需求：辦公室清潔服務範圍與頻率怎麼訂？

簽訂辦公室清潔合約的第一步，絕不是急著看報價，而是要徹底釐清自身辦公室的清潔需求。不同的辦公室大小、行業特性、員工數量以及預算，都會影響所需的清潔服務內容和頻率。明確的需求是簽訂一份有效辦公室清潔合約的基礎。

標準清潔項目有哪些？

一般而言，辦公室的標準清潔項目會包含日常維護性的工作，例如：

* 地面清潔：掃地、拖地或吸塵，依地面材質而定。
* 垃圾清運：收集並清倒各區域垃圾桶的垃圾，更換垃圾袋。
* 桌面擦拭：擦拭辦公桌面、會議桌等平面區域（通常不包含個人物品下的區域）。
* 公共區域清潔：茶水間、飲水機周邊、走廊、接待區的地面與檯面清潔。
* 洗手間清潔與消毒：馬桶、洗手台、鏡子、地面、牆面的清潔與消毒，補充衛生紙、洗手液等備品。
* 門窗擦拭：擦拭玻璃門及室內窗戶的低處區域。

這些基礎項目應在辦公室清潔合約中被明確列出，避免日後對於「標準」的認知差異。

彈性服務與加價項目

除了標準清潔，辦公室往往還有一些非日常性的或需要額外處理的項目，例如：

* 窗戶內外清潔（高處部分）
* 地毯清洗或消毒
* 地板打蠟或晶化處理
* 沙發或布藝傢俱清潔
* 特定區域的深度清潔（例如廚房、儲藏室）
* 大型活動後的即時清潔
* 消毒服務（特別是疫情期間或流感季）

這些彈性或加價項目，務必在簽約前與清潔公司詳細討論，確認是否可提供，以及如何計價（單次收費、包含在特定方案、或依實際工時計算）。一個完善的辦公室清潔合約，應該能夠清楚定義這些額外服務的執行方式與費用標準。

價格迷思：了解辦公室清潔費用的構成

辦公室清潔服務的報價不是簡單的數字，它背後包含了多重成本考量。了解這些構成要素，有助於評估報價的合理性，並確保辦公室清潔合約中的費用條款清晰透明。

計價方式影響合約內容

辦公室清潔服務常見的計價方式主要有以下幾種：

– **按面積計價：** 根據辦公室的實際平方數來計算費用。這種方式通常適用於面積較大、需求較標準的辦公室。單位面積的費用會受到清潔頻率和服務範圍的影響。
– **按時計價：** 根據清潔人員的實際工作時數來計費。這種方式適用於需求比較彈性或不固定的情況，或是需要進行較耗時的特殊清潔項目時。合約中需明確訂定每人每小時的費用。
– **按次或按月固定計價：** 針對約定的服務範圍和頻率，提供一個固定的每次或每月費用。這是最常見的方式，便於企業掌握預算。但前提是雙方對於服務內容有非常明確的共識，並寫入辦公室清潔合約中。

不同的計價方式會影響合約的條款細節，例如按時計價需約定最低工時，固定計價則需清楚界定超出約定範圍的處理方式。

影響清潔費用的因素還包括：辦公室的髒污程度、特殊材質（如需要特殊護理的地板）、需要清潔的設備數量（如大量的電腦螢幕）、清潔時間（夜間或假日可能加價）以及地理位置等。與清潔公司充分溝通這些細節，確保報價反映了真實需求，並在辦公室清潔合約中載明，是避免後續爭議的關鍵。

合約條款細看：避開辦公室清潔合約的潛在陷阱

簽訂任何合約都需要仔細閱讀，辦公室清潔合約也不例外。魔鬼藏在細節裡，一些看似不起眼的條款，可能在未來服務過程中造成困擾或損失。

服務品質驗收與爭議處理

清潔服務是一種較為主觀的體驗，如何客觀衡量服務品質並在不滿意時有效處理，是合約必須說明的。

– **驗收標準：** 合約中是否明確了服務的驗收標準或檢查清單？例如，洗手間馬桶內緣是否清潔乾淨、地面角落是否無積灰、垃圾是否確實清運等。可以要求清潔公司提供服務完成的照片作為佐證。
– **回饋與投訴機制：** 當發現清潔品質問題時，應如何向清潔公司反映？合約中是否規範了投訴管道（例如指定窗口、Email、線上系統）以及清潔公司處理投訴的時限？一個有效的溝通與處理機制，是確保問題能被即時解決的關鍵。
– **補救措施：** 對於未達標的服務，清潔公司應提供什麼樣的補救措施？是重新派人清潔，還是提供部分退款？這些應在辦公室清潔合約中有所約定。

若合約對於服務品質的界定模糊，或缺乏有效的爭議處理流程，未來遇到問題時將難以依循，增加溝通成本甚至導致關係破裂。

合約期限、終止與續約條款

辦公室清潔合約的生效期間、如何提前終止以及到期後的處理方式，是保障企業彈性的重要條款。

– **合約期限：** 合約是短期（例如三個月試用）還是長期（一年或以上）？不同的期限會影響費用結構和雙方的承諾程度。
– **提前終止條款：** 在什麼情況下，企業或清潔公司可以提前終止合約？例如，若清潔公司服務品質長期不佳且改善無效，企業是否可以無條件終止？通常會約定一個提前通知期（例如30天或60天）。有些合約可能對提前終止設定罰則，務必留意。
– **自動續約條款：** 合約到期後是自動續約，還是需要雙方重新簽訂？如果是自動續約，需留意自動續約的通知方式和提出不續約的時限，以免錯過而被迫續約。

明確的合約期限和終止條款，賦予了企業選擇的權利和風險控管的能力。在簽署辦公室清潔合約前，務必確認這些條款是否符合企業的營運需求和彈性考量。

此外，辦公室清潔合約中還應包含以下重要條款：

– **付款條件：** 付款週期（月結、週結）、付款方式、逾期付款的處理等。
– **保險與賠償：** 確認清潔公司是否具備必要的商業責任保險，以應對清潔過程中可能造成的財產損失或人員傷害。合約中應說明財產損壞的賠償上限和處理流程。
– **保密條款：** 清潔人員可能會接觸到辦公室的敏感資訊或文件，合約中應加入保密條款，要求清潔公司及其人員對其工作期間接觸到的任何資訊保密。
– **鑰匙管理與安全：** 如果需要提供辦公室鑰匙或門禁權限，合約中必須詳細約定鑰匙的保管、使用規範、歸還流程以及遺失或濫用的責任。
– **人員管理：** 清潔公司應負責其員工的招募、訓練、管理與督導。合約中可以要求清潔人員的背景調查，並確認清潔公司是否會提供固定或輪替的清潔人員，以及人員變動時的通知機制。
– **不可抗力條款：** 約定在天災、罷工等無法預測和控制的情況下，雙方的權利和義務如何界定。

仔細審閱辦公室清潔合約的每一個條款，必要時尋求法律意見，是確保企業權益不受損害的關鍵。

人員與設備：清潔公司的專業度如何評估？

一份合約寫得再漂亮，最終還是要靠執行的人員和使用的工具來落地。評估清潔公司的專業度，是簽訂辦公室清潔合約前不可或缺的一環。

清潔人員的訓練與管理

清潔人員是提供服務的主體。他們的專業程度直接影響清潔品質和企業安全。

* **人員素質：** 清潔公司如何招募和篩選人員？是否進行背景調查？這是確保辦公室安全的基礎。
* **專業訓練：** 清潔公司是否提供系統性的專業訓練？包括不同材質的清潔方法、安全操作規範、清潔劑的正確使用、服務禮儀等。受過專業訓練的人員能更有效率地完成工作並避免損壞物品。
* **現場管理與督導：** 清潔公司是否有現場主管進行督導和品質檢查？如何確保清潔人員按照約定的標準和流程進行工作？完善的管理機制是維持長期服務品質的保障。
* **人員穩定性：** 了解清潔公司的人員流動率，過高的流動率可能影響服務的穩定性和熟悉度。固定或輪替的清潔人員制度，有助於人員熟悉辦公室環境和特定需求。

這些關於人員管理的問題，雖然不一定會全部寫入辦公室清潔合約的服務範圍條款，但在簽約前的洽談階段，應作為評估清潔公司實力的重要指標。

使用的清潔工具與產品

專業的清潔服務，需要搭配合適的工具和清潔產品。

* **設備先進性：** 清潔公司使用的設備是否符合現代標準？例如，針對不同地面材質的吸塵器、專業的玻璃清潔工具、高效的消毒設備等。良好的設備能提升清潔效率和效果。
* **產品安全性與環保性：** 清潔公司使用哪些品牌的清潔產品？這些產品是否安全無毒、符合環保標準？這對於員工的健康和辦公室環境至關重要。尤其是有特殊需求的辦公室（例如有過敏體質的員工），更應關注清潔產品的成分。
* **耗材供應：** 合約中應明確清潔公司是否負責提供清潔所需的耗材（如垃圾袋、清潔布、清潔劑等），以及這些耗材的品牌和品質標準。

詢問清潔公司關於其人員培訓、管理模式以及使用的工具與產品，並要求提供相關證明或樣品，有助於更全面地評估其專業能力，為簽訂一份高品質的辦公室清潔合約奠定基礎。

特殊情況處理：緊急清潔與變動需求

辦公室營運總會遇到一些突發狀況，例如咖啡打翻在地毯上、重要訪客來臨前的緊急清潔需求，或者因應公司業務變化需要調整清潔頻率或範圍。一份好的辦公室清潔合約，應具備處理這些特殊情況的彈性與機制。

如何應對突發狀況清潔？

* **緊急服務響應時間：** 合約中是否約定了清潔公司對於緊急清潔需求的響應時間？例如，在收到通知後多長時間內能派人處理？
* **緊急服務費用：** 緊急清潔的費用如何計算？是否與常規服務費用不同？是否有最低收費標準？
* **聯繫窗口：** 遇到緊急情況時，應聯繫清潔公司的哪位窗口？是否提供24小時或非上班時間的緊急聯繫方式？

這些細節雖然看似不常用，但在關鍵時刻卻能發揮巨大作用，確保辦公室隨時保持專業形象。與清潔公司討論這些可能性，並將協商好的條款納入辦公室清潔合約中。

合約變更流程怎麼走？

企業的清潔需求可能隨時間而改變，例如公司擴編、搬遷部分部門、或導入新的辦公設備。此時可能需要調整原有的清潔服務內容。

* **變更申請流程：** 如何向清潔公司提出服務變更需求？是通過書面、郵件還是口頭通知？
* **變更評估與報價：** 清潔公司如何評估變更需求對工作量和成本的影響？是否會提供新的報價？
* **合約修訂：** 服務變更是否需要簽訂補充協議或修改原有的辦公室清潔合約？建議任何重要的變更都應以書面形式確認，並作為合約的附件。

一個清晰的合約變更流程，能夠確保在需求調整時，服務內容和費用都能得到有效且透明的管理，避免因口頭承諾不明確而產生的誤解。

驗收與溝通：確保服務品質持續到位

簽訂辦公室清潔合約僅是開始，持續的服務品質管理同樣重要。建立有效的驗收和溝通機制，才能確保清潔公司長期提供符合標準的服務。

– **定期驗收機制：** 除了日常檢查，是否應定期（例如每週或每月）與清潔公司代表進行一次現場驗收？共同檢查清潔成果，及時指出問題並確認改進。
– **建立溝通管道：** 指定一位公司內部聯絡人與清潔公司對接，建立暢通的溝通管道。定期舉行線上或線下會議，討論服務情況、解決問題或調整需求。
– **回饋表或記錄：** 使用清潔服務回饋表或日誌，記錄每次服務的情況、發現的問題以及清潔公司的處理結果。這些記錄可以作為評估服務品質和續約決定的依據。
– **高層參與：** 在年度或合約到期前，可以邀請清潔公司的高層代表與公司管理層會面，回顧合作情況，討論未來需求，並評估續約的可能性。

有效的溝通和管理不僅有助於解決現有問題，更能加強雙方合作關係，讓辦公室清潔合約發揮最大效益。

一份完善的辦公室清潔合約，是企業尋求專業清潔服務的重要保障。從前期明確自身需求、深入了解服務內容和費用結構，到仔細審閱合約中的每一條細則，包括服務標準、爭議處理、合約期限，再到評估清潔公司的人員與設備專業度，以及應對特殊情況的彈性，每一個環節都影響著最終的服務品質和合作順暢度。投入時間和精力在簽約前的評估與協商，將能有效避開潛在的陷阱，確保您的辦公室清潔服務物超所值，讓員工能在一個真正潔淨、舒適的環境中工作。