選擇專業的辦公室清潔服務，簽訂合約是關鍵。了解合約細節、服務範圍、驗收標準等，確保您的投資物超所值。Much Neat為您解析合約注意事項！
辦公室的整潔程度直接影響員工的工作效率、企業形象以及訪客觀感。許多企業選擇將辦公室清潔工作外包給專業清潔公司，這不僅能節省內部管理成本，更能獲得更專業、一致的清潔品質。然而，簽訂辦公室清潔合約並非小事，一份嚴謹周全的合約是確保服務品質與雙方權益的基石。草率簽約可能導致服務不如預期、產生額外費用，甚至引發爭議。因此，在正式委託之前，務必仔細審閱辦公室清潔合約的各項條款。接下來，我們將深入探討簽訂辦公室清潔合約前必須掌握的五大重點，幫助您做出明智的決策。
明確定義服務範圍與頻率
簽訂辦公室清潔合約的首要任務，就是清楚界定清潔服務的涵蓋範圍與執行頻率。不同的辦公空間有不同的清潔需求，一個標準的辦公室清潔合約應該詳細列出哪些區域將被清潔。
哪些區域包含在服務範圍內？
清潔範圍應具體到辦公室內的每一個空間類型，例如：
– 辦公區域（個人辦公桌、公共區域）
– 會議室
– 茶水間/廚房
– 廁所/浴室
– 接待區/大廳
– 走廊/樓梯間
– 特定區域（如伺服器室外、儲藏室等）
合約中應明確標示每個區域是否包含在服務內，並註明是否有特殊要求（如：部分區域禁止進入、特定物品禁止移動等）。釐清這一點能有效避免未來因認知差異而產生的爭議。
清潔服務執行的頻率與時間
辦公室清潔的頻率通常根據企業需求而定，常見的選項包括每日、每週數次、每週一次或每月數次。合約應詳細載明：
– 清潔服務是在上班時間進行還是下班時間進行？
– 具體的服務日期（週幾）與時間段。
– 每次服務的預計時長。
– 國定假日或特殊節日是否提供服務，或是否有調整？
確定服務頻率和時間，有助於企業安排內部工作流程，並確保清潔工作不會干擾員工辦公。簽訂辦公室清潔合約前，務必與清潔公司充分溝通您的期望頻率與時間彈性。
詳細約定清潔項目與標準
除了確定清潔範圍和頻率，辦公室清潔合約的核心在於明確規範「要做什麼」以及「要做到什麼程度」。這部分的條款越具體，未來對清潔品質的衡量與驗收就越有依據。
常規清潔項目清單
一份完善的辦公室清潔合約應包含一份詳細的清潔項目清單，例如：
– **地面清潔：** 吸塵、掃地、拖地（針對不同材質地板）。
– **桌面與家具擦拭：** 清潔辦公桌、會議桌、櫃子、椅子等表面灰塵。
– **垃圾清理：** 清空所有垃圾桶並更換垃圾袋。
– **茶水間/廚房：** 清潔流理台、水槽、微波爐（內部外部）、冰箱外部、檯面、地面。
– **廁所清潔：** 清潔馬桶、小便斗、洗手台、鏡子、地面、補充衛生紙/洗手液。
– **玻璃清潔：** 清潔室內玻璃門、窗戶（通常為低層易清潔部分，高層可能需另議）。
– **公共區域：** 清潔接待區、走廊、電梯內部。
這份清單越細越好，可以根據您的辦公室特性增減項目。例如，是否需要清潔鍵盤滑鼠？是否包含植物葉片擦拭？這些細節都應在辦公室清潔合約中註明。
清潔品質的驗收標準
「清潔」的標準是主觀的，因此合約中應盡量客觀地描述驗收標準。這部分可以約定：
– **無可見灰塵、污漬。**
– **地面無毛髮、碎屑。**
– **廁所無異味，設施光亮潔淨。**
– **垃圾桶清空並換袋。**
– **補充耗材到位（例如：衛生紙、洗手液）。**
有些公司會提供一份標準化的清潔檢查表，企業可以在每次清潔後對照檢查。明確的驗收標準為雙方提供了評估服務的依據，也是解決爭議的基礎。簽訂辦公室清潔合約時，與清潔公司討論並確認這些標準至關重要。
合約期限與終止條款
辦公室清潔合約通常有固定的期限，從數月到數年不等。了解合約的有效期限以及如何在必要時終止合約，是保護自身權益的重要環節。
合約的有效期限與續約機制
合約應明確載明生效日期與到期日期。同時，要注意合約中是否有「自動續約」條款。許多辦公室清潔合約會設定，若在合約到期前一段時間（例如：30天或60天）內未收到書面終止通知，合約將自動續約一個新的週期（例如：一年）。如果您不希望自動續約，務必在合約規定的時間內發出書面通知。了解續約機制，可以幫助您避免在不經意間被綁定更長的服務期。
合約的終止條件與流程
除了到期不續約外，合約中還應涵蓋提前終止的條件。常見的提前終止情況包括：
– **雙方協議終止：** 在雙方都同意的情況下解除合約。
– **違約終止：** 當一方未能履行合約中約定的主要義務時，另一方可以根據合約條款要求終止。例如，清潔公司頻繁未按時提供服務、清潔品質持續不達標等。企業在簽訂辦公室清潔合約時，應確保合約明確界定何為「違約」，以及終止前是否需要給予改正機會。
– **不可抗力因素：** 因天災或其他不可預測、不可避免的事件導致無法履行合約。
合約應詳細說明提前終止所需的通知時間（例如：提前30天或60天書面通知），以及是否會產生違約金或相關費用。仔細閱讀這部分條款，可以讓您了解如何在服務不符合預期時，合法地解除辦公室清潔合約。
費用計算與支付方式
辦公室清潔服務的費用是企業關注的重點之一。合約必須清晰地說明費用是如何計算的，以及支付的時間和方式，避免隱藏成本。
清潔費用的構成與計算方式
辦公室清潔的費用計算方式多樣，常見的包括：
– **按面積計費：** 根據辦公室的實際清潔面積（通常是室內使用面積）按每坪或每平方米計算單價。這是最常見的方式。
– **按時計費：** 根據清潔人員的實際工作時數計費。這種方式適用於需求變化較大的情況，但需要對清潔人員的工時進行監管。
– **固定月費/週費：** 根據約定的服務頻率和範圍，提供一個固定的週期性費用。這種方式預算較易控制。
– **按項目計費：** 針對特定的深度清潔或額外服務（如地毯清洗、窗戶高空清潔、沙發清洗等）單獨報價。
一份好的辦公室清潔合約會清楚說明採用哪種計費方式，以及包含哪些服務項目。特別要注意報價是否包含清潔劑、清潔工具、耗材（如垃圾袋）的費用，還是需要企業自行提供。此外，詢問是否有額外費用（例如：夜間服務費、緊急服務費等）也很重要。
支付週期、方式與發票
合約應明確規定支付週期（例如：每月支付一次、服務完成後支付）、可接受的支付方式（匯款、支票等）以及發票的開立方式與時間。
– **支付週期：** 大部分清潔公司會要求月結，在服務完成後一段時間內支付。
– **支付方式：** 確認公司支持哪些支付方式，並了解是否有手續費。
– **發票：** 確認清潔公司是否能開立合法統一發票，這對於企業報銷至關重要。發票的品項、金額、開立時間也應有所約定。
此外，也要留意合約中關於逾期支付的罰則，例如滯納金的計算方式。在簽訂辦公室清潔合約前，務必將所有費用相關條款審閱清楚。
保險、責任與客戶服務
選擇專業的清潔公司，除了考量服務本身，也需要評估其風險承擔能力與後續服務品質。辦公室清潔合約應包含有關保險、責任歸屬以及客戶服務的條款。
清潔公司的保險證明與責任歸屬
這是一個經常被忽略但極其重要的部分。專業、有規模的清潔公司通常會為其服務購買相關保險，以應對服務過程中可能發生的意外。
– **僱主責任險：** 涵蓋清潔人員在工作期間發生意外受傷的風險。
– **公共意外責任險：** 涵蓋因清潔人員或清潔作業不慎，導致第三方（例如：您的員工、訪客或辦公室財產）受傷或財產損失的風險。
在簽訂辦公室清潔合約前，務必要求清潔公司提供有效的保險證明，並確認保險金額是否足夠。合約中應明確界定因清潔公司過失導致的損壞或事故，責任應如何歸屬以及賠償流程。這為您的辦公室財產提供了一層重要的保障。
投訴處理機制與溝通管道
即使是最專業的服務，偶爾也可能出現疏漏或需要調整的地方。一個有效的投訴處理機制是衡量清潔公司服務品質的重要指標。辦公室清潔合約應說明：
– **如何提出投訴：** 是透過電話、郵件還是特定的線上系統？
– **投訴的處理流程：** 接到投訴後，清潔公司應在多久時間內回覆並處理？
– **問題解決時限：** 對於清潔品質問題或損壞，應在多久時間內派員重新處理或進行賠償評估？
此外，合約也應列出主要的溝通窗口。是固定的項目經理，還是有專門的客服團隊？確保溝通管道暢通，能夠在需要時快速聯繫到負責人，對於維持良好的合作關係至關重要。在簽訂辦公室清潔合約前，了解這些後續服務細節，能幫助您評估清潔公司的可靠性。
選擇一家值得信賴的辦公室清潔公司，是提升工作環境品質、維護企業形象的重要投資。簽訂辦公室清潔合約是這個過程中最為關鍵的一步。從明確服務範圍和頻率，到詳細約定清潔項目與標準；從了解合約期限與終止條款，到釐清費用計算與支付方式；再到確認保險、責任歸屬與客戶服務細節，每一個環節都馬虎不得。花時間仔細審閱和溝通辦公室清潔合約的每一個細節，不僅能確保您獲得符合預期的清潔服務，更能最大程度地規避潛在風險，保障企業的權益。將這五大重點牢記於心，讓您的辦公室清潔合約滴水不漏。
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Much Neat清潔公司是眾多知名企業的首選清潔團隊，曾受邀為多家知名機構提供專業清潔與消毒服務，結合高效能設備與環保清潔產品，致力於創造健康、舒適的工作環境。我們在簽訂辦公室清潔合約前會與客戶進行充分溝通，確保所有服務細節、標準和條款都清晰透明。
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